Politique de confidentialité et de protection des renseignements personnels de la clinique d’acupuncture Annie L-Doutreloux et du site web www.ald-acu.com

La présente politique explique comment s’effectuent la collecte, l’utilisation, la communication et la conservation des renseignements personnels au sein la Clinique d’acupuncture Annie L-Doutreloux, afin d’assurer le respect des exigences légales relatives à la protection des renseignements personnels. LOI 25

En vertu du Règlement sur la tenue des dossiers et des cabinets de consultation de l’Ordre des acupuncteurs du Québec, l’acupuncteur doit tenir, à l’endroit où il exerce sa profession, un dossier pour chacun de ses patients.

Collecte

L’acupuncteur collecte et utilise les renseignements personnels nécessaires à l’exercice de ses activités, notamment :

• la date d’ouverture du dossier;
• le nom du patient à sa naissance, son adresse, son numéro de téléphone, sa date de naissance et son sexe;
• une description sommaire des motifs de la consultation et ses observations quant à l’examen clinique du
• Opinion quant à la nature de la maladie ou de l’état énergétique du patient; 5-une description des services professionnels rendus et leur date ;
• les recommandations faites au patient ;
• les annotations, la correspondance et les autres documents insérés au dossier.

L’acupuncteur pourrait recueillir tout autre renseignement personnel transmis par une personne au moyen de son formulaire de contact sur son site Internet ou d’une adresse courriel de la clinique.

L’acupuncteur a recours à un fournisseur pour la gestion des rendez-vous (GO Rendez-vous), les renseignements suivants pourraient être recueillis dans le respect des lois actuelles:

• Le prénom ;
• Le nom ;
• La date de naissance;
• Le numéro de téléphone;
• Le numéro de téléphone cellulaire, le cas échéant (si fourni par la personne concernée) ;
• L’adresse courriel personnelle, le cas échéant (si fournie par la personne concernée) ;
• Le nom du professionnel traitant;
• L’adresse courriel du professionnel;
• L’adresse postale du professionnel ;
• Les renseignements financiers (mode de paiement SQUARE, VIREMENT INTERAC, et prix) relatifs aux paiements.

Vous avez le droit de demander la rectification et le retrait de vos renseignements personnels conservés par les tiers selon les modalités de leur politique de confidentialité.

L’acupuncteur utilise les services de SQUARE pour accepter vos paiements. SQUARE collecte, utilise, conserve et protège vos renseignements personnels dans le respect des lois actuelles, y compris vos informations de paiements conformément à la version la plus récente de sa politique de confidentialité. Ces renseignements personnels peuvent inclure les données de transaction, des informations relatives à votre identité, ainsi que des renseignements concernant votre activité en ligne. En procédant au paiement, vous consentez à la collecte, à l’utilisation, à la conservation et à la divulgation de vos renseignements personnels par SQUARE. Vous avez le droit de demander la destruction et la rectification de vos renseignements personnels collectés par SQUARE selon les modalités de sa politique de confidentialité.

Conservation des données

L’acupuncteur doit tenir à jour chaque dossier jusqu’au moment où il cesse de rendre des services professionnels à la personne concernée par ce dossier.

L’acupuncteur doit conserver chaque dossier pendant au moins 5 ans à compter de la date du dernier service rendu (article 9 du Règlement sur les effets, les cabinets et autres bureaux des acupuncteurs).

L’acupuncteur doit conserver ses dossiers dans un local ou un meuble auquel le public ou les autres professionnels n’ont pas librement accès ou pouvant être fermé à clef ou

Lorsque l’acupuncteur utilise l’informatique ou toute autre technique pour la constitution et la tenue de ses dossiers, il doit s’assurer que leur confidentialité soit respectée.

L’acupuncteur prend des mesures de sécurité raisonnables pour protéger les renseignements personnels sous sa responsabilité.

Communication

L’acupuncteur ne communique aucun renseignement personnel qu’il détient à un tiers sans le consentement signé de la personne visée par le renseignement personnel sauf si :

• La transmission du renseignement sans aviser la personne concernée est requise pour que l’acupuncteur se conforme à ses obligations légales ;
• La transmission du renseignement sans aviser la personne concernée est requise pour éviter un préjudice sérieux à la personne visée par le
• Lorsque l’acupuncteur utilise des technologies de l’information et de la communication (TIC) dans le cadre de l’exercice de sa profession, il doit respecter intégralement les règles établies par l’Ordre des acupuncteurs du Québec à cette fin dans le document intitulé : « Directive relative à l’utilisation des médias sociaux par les acupuncteurs »

Mesures de sécurité technologiques

L’acupuncteur utilise un mot de passe pour accéder aux bases de données contenant les renseignements personnels et change les mots de passe sur une base régulière.

Accès aux renseignements personnels et rectification

Les renseignements personnels recueillis par l’acupuncteur sont accessibles à sa principale place d’affaires. La personne concernée par ces renseignements peut y accéder sur demande en ligne ou par la poste.

L’acupuncteur répond aux demandes des personnes qui souhaitent accéder aux renseignements personnels qu’il détient à leur sujet, en leur donnant accès à ces renseignements, en les rectifiant lorsqu’ils sont inexacts ou incomplets, en assurant leur portabilité le cas échéant, en les détruisant lorsque leur conservation n’est plus nécessaire, ou en les désindexant.

Une personne concernée par un renseignement personnel détenu par l’acupuncteur peut lui demander de :

• Confirmer l’existence du renseignement et d’en transmettre une copie, à elle ou à toute personne qu’elle autorise ;
• Rectifier les renseignements inexacts, incomplets, équivoques ou encore ceux qui sont collectés, communiqués ou conservés d’une manière qui n’est pas autorisée par la présente politique ou par une loi;
• Supprimer les renseignements périmés ou non

Responsable de la protection des renseignements personnels

Annie L-Doutreloux wst responsable de la protection des renseignements personnels de ses patients. Elle peut être contactée à l’adresse courriel suivante : annieldoutreloux.ac@gmail.com 

Plaintes

Toute personne peut porter plainte concernant la protection des renseignements personnels détenus par l’acupuncteur en s’adressant à celui-ci à l’adresse courriel mentionnée au paragraphe ci-dessus.

Le responsable de la protection des renseignements personnels doit répondre au plaignant dans les 30 jours de la réception d’une requête. 

Procédure de gestion des incidents de confidentialité

Advenant un incident de confidentialité, l’acupuncteur s’engage à

• identifier la cause de l’incident ;
• remédier à l’incident ;
• diminuer les risques qu’un préjudice soit causé et ;
• éviter que de nouveaux incidents de même nature se reproduisent.

Registre des incidents de confidentialité

La responsable de la protection des renseignements personnels tient un registre des incidents de confidentialité.

Questions

Toute question relative à la présente politique devrait être transmise au responsable de la protection des renseignements personnels cité plus haut dans cette politique, à l’adresse courriel annieldoutreloux.ac@gmail.com 

Date de la Politique : 7 août 2024